Co zrobić z pismem, kiedy tekst jest już gotowy
Napisanie pisma to zwykle połowa pracy. Druga połowa to załączniki, podpis w formie, którą odbiorca przyjmuje, wybór sposobu złożenia i zachowanie dowodów. Ten tekst prowadzi przez te cztery kroki i podpowiada, co zostawić sobie w dokumentacji sprawy.
Najwięcej uwagi poświęca się zwykle treści pisma, a najwięcej kłopotów bierze się z tego, co dzieje się potem. Brakujący załącznik, podpis w formie, której odbiorca nie przyjmuje, wysyłka bez potwierdzenia — każda z tych rzeczy potrafi zatrzymać sprawę na tygodnie, choć tekst był napisany bez zarzutu.
Ten etap ma cztery kroki i da się go zamknąć w kwadrans, jeśli wykonać je w kolejności.
Krok 1. Skompletuj załączniki
Zacznij od listy tego, co faktycznie masz, a nie od listy z wzoru. Dołącza się dokumenty, które odbiorca musi zobaczyć, żeby zająć się sprawą: dowód zakupu, umowę, wcześniejszą korespondencję, potwierdzenie wpłaty, otrzymaną decyzję.
Kilka zasad, które oszczędzają wezwań do uzupełnienia:
- Dołączaj kopie, chyba że odbiorca wyraźnie wymaga oryginałów. Oryginał raz wysłany bywa trudny do odzyskania.
- Ponumeruj załączniki i opisz je krótko w piśmie, tak by nazwa na liście zgadzała się z tym, co jest w kopercie lub w plikach.
- Sprawdź czytelność. Zdjęcie dokumentu zrobione pod kątem, z cieniem na połowie strony, potrafi wrócić z prośbą o ponowne przesłanie.
- Nie dokładaj dokumentów „na wszelki wypadek", zwłaszcza takich, w których widnieją dane osób niezwiązanych ze sprawą.
- Jeśli wysyłasz elektronicznie, sprawdź dopuszczalne formaty i wielkość przesyłki. Kilkanaście zdjęć w pełnej rozdzielczości bywa odrzucane przez systemy odbiorcze.
Krok 2. Podpisz w formie, którą odbiorca przyjmuje
Podpis wiąże pismo z osobą, która je składa, i to on odróżnia dokument od notatki. Formy bywają różne:
Podpis odręczny. Naturalny przy piśmie składanym na papierze — osobiście albo pocztą. Podpisuje osoba, której pismo dotyczy, a gdy działa ktoś w jej imieniu, do pisma dołącza się dokument potwierdzający umocowanie.
Podpis elektroniczny. W kanałach elektronicznych używa się podpisów przewidzianych dla danego kanału. Wymagania różnią się między instytucjami i usługami, więc przed wysyłką warto sprawdzić w opisie sprawy, czego odbiorca oczekuje.
Skan podpisu wklejony do pliku. Bywa akceptowany w sprawach mniej formalnych, na przykład w korespondencji z obsługą klienta, ale nie w każdej sprawie urzędowej. Jeżeli sprawa jest ważna, upewnij się wcześniej, zamiast zakładać.
Gdy pismo składa więcej niż jedna osoba, podpisują się wszystkie, a dane każdej z nich powinny znaleźć się w nagłówku.
Krok 3. Wybierz sposób złożenia
Osobiście. Bierzesz dwa egzemplarze: jeden zostawiasz, na drugim prosisz o potwierdzenie przyjęcia. Ten drugi egzemplarz jest twoim dowodem złożenia i warto go schować razem z resztą dokumentów sprawy.
Pocztą. Przy sprawach istotnych wybiera się przesyłkę rejestrowaną, a gdy zależy ci na potwierdzeniu, że pismo dotarło — także z potwierdzeniem odbioru. Dowód nadania zachowaj; bez niego trudno wykazać, kiedy pismo zostało wysłane.
Elektronicznie. Wygodne i szybkie, o ile odbiorca przyjmuje pisma tym kanałem w danej sprawie. Zachowaj urzędowe poświadczenie, potwierdzenie wysłania albo zrzut ekranu z widocznym numerem zgłoszenia i datą.
Jeżeli w sprawie biegnie termin, sprawdź u odbiorcy albo w przepisach, czy liczy się data nadania, czy data doręczenia — bywa z tym różnie, a różnica potrafi decydować o skuteczności pisma.
Krok 4. Zachowaj dokumentację sprawy
Po wysłaniu zostaje ci komplet, do którego wrócisz przy każdym kolejnym kroku:
- Kopia pisma dokładnie w tym brzmieniu, w jakim zostało wysłane.
- Komplet załączników w wersji, którą dołączyłeś.
- Dowód złożenia: potwierdzenie przyjęcia, dowód nadania albo poświadczenie z systemu elektronicznego.
- Notatka z datą wysyłki i przewidywanym terminem odpowiedzi, jeśli taki został ci podany.
- Późniejsze odpowiedzi odbiorcy, dopinane do tego samego zestawu.
Trzymaj to w jednym miejscu, najlepiej poza samą skrzynką pocztową. Sprawy lubią wracać po miesiącach, a wtedy pamięć bywa zawodna.
Co zrobić, gdy odpowiedź nie przychodzi
Zanim napiszesz ponownie, sprawdź własne notatki: kiedy pismo zostało nadane, czy masz potwierdzenie odbioru i czy podałeś adres, pod którym odpowiedź może do ciebie trafić. Drugie pismo w tej samej sprawie powinno powoływać się na pierwsze — z datą wysyłki i, jeśli go masz, ze znakiem sprawy.
Nie zaczynaj wtedy od nowego wzoru. Wystarczy krótkie pismo przypominające, zbudowane z tych samych części co poprzednie.
Sprawdź, z czego składa się pismo
Na koniec
Dobrze napisane pismo, którego nie da się odnaleźć w rejestrze i którego wysyłki nie da się wykazać, jest w praktyce pismem niezłożonym. Cztery kroki opisane wyżej zamykają sprawę od strony formalnej i dają punkt wyjścia, gdyby trzeba było do niej wrócić.
Jeśli dopiero szukasz wzoru albo masz taki, którego nie zdążyłeś sprawdzić, zacznij od kontroli szablonu.